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Ｑ４　弥生会計のデータの特徴は？その１

Ａnswer

■データが複数ある時には注意が必要
　弥生会計では、会社のデータを複数つくることができます。従って、ひとつの会社データに対して「本来の会社データ」とは別に「練習用のデータ」をもうひとつ作ったり、会計事務所が使う時のように全く違う複数の会社のデータを多数作ったりすることもできます。
　あるいは、会社データをひとつしか作っていなくても、次のような理由で複数のデータが作られてしまいます。
　弥生会計にはひとつのデータファイルに「３年分のデータ／（仮に19期、20期、21期とします）」しか入りません。「４年目／22期」が始まった時には、次の３つのデータが存在します。

1. 今のデータ「20期、21期、22期」、
2. 過去の「19期、20期、21期」のバックファイル、
3. 分離された過去の「19期」のデータです。

　いちばん単純な方法は、会社のデータをひとつ作ってそれに仕訳を入力していくことなのですが、上記のような理由でデータが複数作られてしまいます。データが複数ある場合には、今開いているデータに仕訳して良いのかどうか確認してから作業するようにしてください。
　弥生会計ではそのデータが「どういう名前の会社で」「第何期で」「会計期間はいつからいつまでなのか」が一番上の部分に表示されますので、データを開いた時にはいつもそれを確認する癖をつけると良いでしょう。

■データファイルとバックアップファイルの違い、デスクトップにできるショートカットについて
　弥生会計には次の３つの形式があります。

1. データファイル
2. バックアップファイル
3. デスクトップにできるショートカット

　これら３つの違いを明確にしておかないために、データを混同してしまい、ミスが発生してしまいます。

1. まずデータファイルですが、これは作った会社データそのものになります。このデータファイルをパソコンから削除してしまうとデータそのものが無くなり、データを開くことが出来なくなってしまいますので、ご注意ください。
2. 次にバックアップファイルですが、これはその名の通り（１）のデータファイルの「バックアップ」で、データファイルを別形式で保管しておくためのものです。バックアップファイルは圧縮されていて容量が軽く、壊れにくい構造になっています。従って、メールに添付したり、外部メモリに保存したりしておくのにたいへん便利です。
   　一方、バックアップファイルを開くときには、バックアップの復元という作業を行って、バックアップファイルをデータファイルに変換する作業が必要になります。この時にデータが、「通常のデータファイル」と「バックアップファイルを復元したデータファイル」とで、結果的に２つ作られていることになりますので、データの管理にもご注意ください。
3. 最後にショートカットですが、これは弥生会計をインストールするとデスクトップに自動的にできているものです。弥生会計を起動するという意味があり、前回開いたデータを自動的に開くという特徴があります。従って、データがひとつだけの時には１対１の対応になりますので、特に問題は発生しません。しかし、データが２つ以上ある時には「今開いているデータ」が「今使いたいデータ」とは限らなくなってしまいます。データを開く時によく確認するようにしてください。
   　さらに「ショートカット」を「のデータファイル」だと勘違いしている方も少なくありません。ショートカットですと、外部メモリにデータが保存されませんので要注意です。きちんと区別するようにしてください。