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Ｑ５　弥生会計のデータの特徴は？その２

Ａnswer

■データファイルがパソコン内のどこにあるのかにも注意
　作ったデータがパソコン内のどこにあるのかを、いつも意識しておくと良いでしょう。
　通常、作られたデータは「ドキュメント」の「Yayoi」の「弥生会計データフォルダ」に作られています。これが弥生会計の初期設定でのデータ保存場所だからです。
　しかし、会社データを新規に作る時に「弥生会計データフォルダ」以外の場所にデータを保存するよう、自分で指定することもできます。初期設定の保存場所を変えて、会社内で管理しやすい場所に保存しておくというのも良い方法だと思います。
　次に、保存する場所つまりフォルダを変えた時の注意点をお話します。フォルダを変えた時には、変更前のフォルダ＜仮にＡとします＞と、変更後のフォルダ＜仮にＢとします＞とで、フォルダが２つ存在することになります。この時データファイル＜仮に株式会社キムラとします＞を、フォルダＡにもフォルダＢにも、「株式会社キムラ」という全く同じ名称で保存することができます。そうすると、ひとつのパソコン内に「株式会社キムラ」という会社データが２つ存在することになります。このようなことが実際に起こってしまい、どれが本当に正しいデータなのか分からないと言って相談にいらしたお客様もいました。
　同じ名称の会社データが複数ある時には、以下のようにしてどれが正しいデータなのか判断して下さい。

1. 仕訳や試算表から判断する
2. 仕訳の作業日付を表示させて判断する
3. 複数のデータをひとつひとつ右クリックして、プロパティから「作成日時」「更新日時」「アクセス日時」を参照して判断していくという方法があります。

■まとめ
　弥生会計にはデータファイルやバックアップファイルなど形式の違うデータがあり、例え形式が同じでもデータを複数作ることができますので、データの管理に十分ご注意ください。
　弥生会計に限らずWordでもExcelでもそうだと思いますが、パソコンを使う時にはデータの管理は「基本中の基本」です。作ったデータがどれか分からない、違うデータに仕訳を入力してしまったなど、意外に多くあるミスです。正しいデータに正しい仕訳を入力するよう、会社内で上手にデータを管理していってください。